Ausgabe 2/2015 | 17. Juni 2015 | SHD . TechnologyAlle Beiträge dieser Kategorie anzeigen | Alle Beiträge anzeigen von
Nils Schiwek
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Die digitale Personalabteilung

kein Traum mehr!



In Zeiten von Fachkräftemangel stehen Personalabteilungen vor der großen Herausforderung, qualifizierte Mitarbeiter zu finden. Das betrifft zum einen die Besetzung der zur Verfügung stehenden Ausbildungsplätze, zum anderen aber auch die Rekrutierung von Fach- und Führungskräften. Um dies zu erreichen, sind optimierte und schlanke Prozesse im Bereich des Recruiting unabdingbar.

Dieser Herausforderung hat sich die zentrale Personalabteilung der Stadt Halle gestellt. Gemeinsam mit der SHD wurde die „BPM eRecruiting“ Lösung auf Basis einer Business Process Management (BPM) Plattform und Webportalen entwickelt.

Der neue Recruiting Prozess bringt eine klare Strukturierung und Standardisierung in den Ablauf der Personal-Prozesse über alle Unternehmen der Stadt Halle. Trotzdem bleibt dieser flexibel genug, um auf individuelle Besonderheiten eingehen zu können. Die Personalmanagerin sieht alle Bewerbungen auf einen Blick. Außerdem ermöglicht eine sehr komfortable Terminverwaltung, völlig stressfrei alle Termine vom Durchgangsarzt über die erste Vorstellung, Assessments bis hin zu Verhandlungsgesprächen zu organisieren. Mit automatischer E-Mail-Benachrichtigung, Bewertungsmöglichkeiten, Wiedervorlage, etc. Stellen Sie sich einmal vor, Sie müssten für 70 Bewerber alle diese Termine in 4 Wochen pressen ohne ein professionelles Werkzeug. Ein weiterer Pluspunkt ist das hohe Maß an Transparenz und Nachvollziehbarkeit, das es der Personalabteilung ermöglicht, die Liegezeiten drastisch zu reduzieren. Für die Bewerber wurde zusätzlich die Möglichkeit geschaffen, sich über ein Internet-Portal bei den Unternehmen der Stadt Halle zu bewerben.

Um den Anforderungen der Personalbetreuung gerecht zu werden, wurden spezifische Dashboards für die Bereiche Azubi-Stellen und reguläre Stellen geschaffen. Diese Dashboards bieten nicht nur einen schnellen Überblick über den Zustand der Stellen und deren Bewerber, sondern auch Zugriff auf alle Aktionen der Prozesse, sowie alle nötigen Reports. Die Intranet und Internet Bewerberportale haben aus Sicherheitsgründen keinen Zugriff auf die internen Systeme. Beim Veröffentlichen einer Stelle werden die Portale daher jeweils individuell befüllt. Die Entkoppelung dieser Systeme voneinander machen sie robust und sicher.

Die-digitale-Personalabteilung

Abbildung: Bewerber Dashboard für Azubis

Nach Einführung der Lösung für den Bewerberprozess der Auszubildenden, bei dem sich mehrere Hundert Personen bewarben, hat das neue Bewerbermanagement schon im ersten Testlauf zu einer  wesentlichen Reduzierung der Bearbeitungszeiten geführt. Die Abbildung des Bewerbungsverfahrens mittels eines digitalen Prozesses, ermöglicht den  Fachabteilungen einen nahtlosen und einfachen Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen per E-Mail und Browser. Dadurch wird eine insgesamt schnellere Bearbeitung durch kürzere Liegezeiten erreicht. Die Bewerbungen beinhalten neben den eigentlichen Bewerberdaten auch erste Einschätzungen aus den Einstellungstests und Vorstellungsgesprächen, sowie Vorqualifikationen. So muss in Zukunft jeder Bewerber auf spezifische Fragen zu einer Stellenausschreibung im Onlineportal eingehen, bevor die Bewerbung übermittelt wird. Beispielsweise müssen künftige Bademeister die Frage nach einer Rettungsschwimmerausbildung beantworten. So hat die Personalabteilung einen direkten Einfluss auf die Vorqualifizierung der eingehenden Bewerbungen und kann sich damit auf die Kandidaten konzentrieren, die alle notwendigen Voraussetzungen erfüllen. Neben den stellenspezifischen Fragen werden aber auch marketingrelevante Fragen gestellt, die über Reports ausgewertet werden. Damit werden die Unternehmen der Stadt Halle in die Lage versetzt ihre „Personal-Marketing“ Kampagnen gezielt dort zu starten, wo a) die Bewerber herkommen und b) das Medium von den zukünftigen Mitarbeitern akzeptiert wird.

Die digitale Personalabteilung der Zukunft. Das ist bei der Stadt Halle zum Teil schon Realität geworden. Die Liste an neuen Anforderungen und Wünschen ist lang. Die gewählte Plattform bietet die notwendige Flexibilität, um auf zukünftige Anforderungen individuell und schnell reagieren zu können. Basierend auf diesem System sind verschiedene Erweiterungen möglich, wie z.B. die Anbindung verschiedenster Jobportale oder eine SAP-Kopplung. Auch die Prozesse zur Mitarbeiterentwicklung der Belegschaft sind bereits ein Thema.

Auf jeden Fall hat die Digitalisierung der geschäftskritischen Prozesse in den Unternehmen der Stadt Halle einen wichtigen Meilenstein erfolgreich erreicht!

Nils Schiwek
Autor:
Nils Schiwek | Consultant
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