Ausgabe 1/2016 | 15. April 2016 | SHD . TechnologyAlle Beiträge dieser Kategorie anzeigen | Alle Beiträge anzeigen von
Robert Sieber
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Dokumentation erleichtert den IT-Betrieb

Was zu beachten ist, damit sie aktuell bleibt



Zu jedem Projekt gehört eine Dokumentation. Mit jeder Änderung darf die Dokumentation aktualisiert werden. Dem stimmen Sie zu, oder? Jeder würde dem zustimmen. Aber kaum einer erfüllt den selbst formulierten Anspruch. Warum?

Zu wenig Zeit. Machen wir später. Ist noch nicht ganz fertig.

Ausreden! Die Wahrheit ist eine andere: Die Menschen sehen keinen Nutzen in der Dokumentation, so wie sie sie heute erstellen. Wir treffen jeden Tag viele Entscheidungen, etwas zu tun oder es eben nicht zu tun. Dabei geht uns eine Frage unbewusst durch den Kopf: »Was habe ich davon?«. Zeitmanagement bedeutet Energiemanagement: Wie viel Energie stecke ich in eine Aufgabe? Wie viel Energie spart mir diese zu einem späteren Zeitpunkt?

Wenn Sie und Ihre Kollegen die letzte Frage in Bezug auf die Dokumentation nicht beantworten können, dann wissen sie, warum die Dokumentation nicht existent oder aktuell ist.

Wie schafft Dokumentation Mehrwert?

Genau an diesem Punkt dürfen Sie ansetzen: Wie muss eine Dokumentation aussehen, damit Sie einen Nutzen bringt? Und zwar möglichst schnell. Nicht erst, wenn das Rechenzentrum abbrennt.

Idealerweise nutzen Sie Ihre Dokumentation für die tägliche Arbeit. Für alle Prozesse im IT-Betrieb. Diesen Ansatz können Sie mit SM-VIEW umsetzen. SM-VIEW verbindet Dokumentation, grafische Visualisierung und Live-Informationen aus dem Monitoring in einer Oberfläche. Es bietet Ihnen einen leichten Zugang zu allen relevanten Informationen und Werkzeugen.

Lassen Sie uns ganz vorn beginnen. Damit Sie im Betrieb von einem einfachen Zugriff auf Informationen und Daten profitieren, ist Vorarbeit notwendig. Sie dürfen im ersten Schritt darüber nachdenken, welche Informationen Sie in welchen Situationen bzw. Prozessen des IT-Betriebs benötigen. Im zweiten Schritt, wo diese Informationen heute zu finden sind bzw. wie diese automatisiert erfasst werden können. Diese Gedanken münden im Metamodell von SM-VIEW. In diesem legen Sie fest, in welchen Kategorien mit welchen Eigenschaften und Beziehungen Sie Ihre Betriebsmittel verwalten. SM-VIEW wird mit einem Standardmodell ausgeliefert. Es gibt beispielsweise die Kategorien Server, Räume, Lizenzverträge oder Netzwerk – vergleichen sie dazu Abbildung 1: Kategoriebaum.

Abb. 1: Kategoriebaum

Abb. 1: Kategoriebaum

Jede Kategorie hat eine Vielzahl von Eigenschaften. Ein Server kennt die Attribute CPU-Geschwindigkeit, Hersteller, IP-Adresse, Servicevertrag usw. Ob die für Sie relevant sind, entscheiden Sie selbst.
Es ist wichtig, wirklich nur die Kategorien und Attribute zu verwalten, die auch unbedingt benötigt werden. Im ersten Schritt reduziert das den Aufwand der initialen Befüllung und im zweiten Schritt führt es zu einer höheren Motivation bei der Pflege.
Stellen Sie sich einfach eine Tabelle vor, die viele Spalten hat und die meisten sind leer. Sie sind leer, weil das Tool die mitbringt, sie aber keiner braucht. Das motiviert auch nicht zur Pflege der wirklich wichtigen Informationen. Hier gilt: weniger ist mehr. Später hinzufügen geht immer.
Wenn Sie über die notwendigen Informationen nachdenken, denken Sie bitte auch an mögliche Datenquellen, die die Informationen liefern können. Entweder einmalig, was dann zur Abschaltung der Quelle führt, oder regelmäßig, weil die Informationen manuell oder automatisch gepflegt werden.
Die möglichst automatische Pflege der Informationen in der Dokumentation ist ein weiterer Vorteil mit SM-VIEW. Sie können im Projekt Datenquellen anbinden. Denkbare Datenquellen sind HP Insight Manager für die Daten der Server, XIA für die Inventarisierung von Hard- und Software oder Ihr kaufmännisches System für die Inventarnummern und Serviceverträge.
Dokumente wie die Desaster-Recovery-Anleitung oder den Serviceschein können Sie am entsprechenden Objekt in SM-VIEW anhängen und haben es immer im Zugriff. Liegen diese Informationen auf einem Share, in einem Wiki oder einem DMS, dann können Sie direkt von jedem Objekt dahin verlinken. Das Suchen nach den aktuellen Dokumenten hat damit ein Ende.
Die Linkfunktion nutzen Sie, um direkt aus der Dokumentation in das Management zu springen. Sie rufen Remote Desktop oder putty direkt mit der richtigen IP-Adresse auf.

Ursache und Auswirkung im Blick

Die Beziehungen in SM-VIEW ermöglichen Ihnen in jeder Situation die Analyse von Ursache und Auswirkung. Beispielsweise planen Sie einen Austausch eines Switches. Mit SM-VIEW analysieren Sie, welche Geräte angeschlossen sind, welche Software darauf installiert ist und welche Geschäftsprozesse sowie Nutzer von dieser Änderung betroffen sind. Abbildung 2 zeigt einen solchen Servicebaum inklusive des Live-Status. Der Livestatus erweckt Ihre Dokumentation zum Leben. Ruft ein Nutzer an und sagt, dass er keine Preisanfrage stellen kann, dann können sie entlang des Baumes die Ursache leicht identifizieren: der Server SRV-BPM ist ausgefallen. Eine schnelle und einfache Root-Cause-Analyse.

Abb. 2: Abhängigkeitssicht mit Status

Abb. 2: Abhängigkeitssicht mit Status

Bilder reduzieren Komplexität

Die Darstellung Ihrer IT-Umgebung in der Baumstruktur bringt Klarheit. Single-Point-of-Failure sind schnell identifiziert. Die Komplexität wird begreifbar, insbesondere, welche Abhängigkeiten des Geschäftes von der IT bestehen.

Mit dem Map-Modul von SM-VIEW gehen Sie noch einen Schritt weiter. In diesem können Sie beliebige grafische Dokumentationen erstellen. Das funktioniert ganz ähnlich wie mit Visio. Mit dem Vorteil, dass Sie alle zuvor gepflegten Informationen direkt im Zugriff haben und alle Objekte über den aktuellen Monitoringstatus verfügen.
In Abbildung 3 sehen Sie ein Beispiel für die Dokumentation von Schnittstellen in einem Krankenhaus. Diese Grafik in SM-VIEW ist über mehrere Ebenen verteilt. Sie ermöglicht den Drill-Down zum wirklichen Auslöser des Problems. In einer Form, die jeder versteht.

Abb. 3: Lebende Dokumentation, KH-Schnittstellen

Abb. 3: Lebende Dokumentation, KH-Schnittstellen

Dokumentation ist keine Kür, sondern Pflicht

Verbinden Sie die Notwendigkeit der Erstellung von Dokumentation mit konkreten Vorteilen für die Menschen, die diese erstellen. Wenn diese täglich erleben, welchen Vorteil eine aktuelle Dokumentation bietet, dann sorgen sie ganz intrinsisch dafür, dass diese auch auf dem aktuellen Stand ist. Gleichzeitig werden Abläufe wie Incident- und Change-Management beschleunigt. Das Risiko, welches dem IT-Betrieb immanent ist, sinkt ebenfalls spürbar und damit steigt die Zufriedenheit der Nutzer.

Der beste Weg für Sie, sich selbst ein Bild von SM-VIEW als Dokumentationswerkzeug zu machen, ist eine begleitete Teststellung in Ihrer Umgebung. Wir nehmen uns gemeinsam einen begrenzten Einsatzfall vor und bauen diesen auf. Sie werden feststellen, welche Vorteile für Sie und Ihre Kollegen damit verbunden sind.

 

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